In allen Bereichen der Wirtschaft können nur in Zusammenarbeit Leistungen erreicht werden. Unter diesem Aspekt hat die Anzahl der Besprechungen in den letzten Jahren enorm zugenommen. Immer mehr müssen sich Mitarbeiter untereinander abstimmen, Informationen austauschen, um in gemeinsamer Zusammenarbeit zu vernünftigen Entscheidungen zu kommen. Aber wie effizient sind diese Meetings?

Wenn beispielsweise in einer Besprechung mit einer Dauer von einer Stunde, in der acht Besprechungsteilnehmer anwesend sind, acht Mitarbeiterstunden, (ca. ein Mitarbeitertag) auf der Kostenseite zu veranschlagen ist, dann tritt die Frage auf, ob die Kosten in einem vernünftigen Verhältnis zum Nutzen stehen? Boshafte Zeitgenossen sagen deshalb auch: „Bei einem Meeting gehen viele hinein und es kommt wenig heraus“.

In vielen Arbeitsbereichen bringen die Mitarbeiter mehr als die Hälfte ihrer Arbeitszeit in Besprechungen zu. Dies zeigt die Bedeutung dieses Themas. Wir haben im Rahmen von Seminaren der afw insgesamt 230 Führungskräfte befragt, wie es um das Besprechungswesen in ihren Unternehmen bestellt ist. Generell kann man sagen, dass man weniger von einem Besprechungswesen als von einem -unwesen“ sprechen muss. Dazu der Münchner Komiker Werner Fink: Viele Sitzungen sind ein Sieg des Allerwertesten über den Verstand. Deshalb heißen sie ja auch „Sitzungen“.

Auf einer fünfteiligen Skala von „stimmt“ bis „stimmt nicht“ konnten die Befragten insgesamt 15 Aussagen bewerten. Organisatorische Probleme liegen an der Spitze. Sie müssten bei mehr Disziplin während der Besprechungen nicht auftreten. An erster Stelle stand die Aussage: „Triviale und wichtige Fragen nehmen oft gleich viel Zeit in Anspruch“, gefolgt von „Oft schweifen wir vom Thema ab“ sowie „Wir halten nicht fest, was wir bis zum Ende einer Sitzung erreicht haben wollen“. Aber auch Aussagen wie: „Die Besprechungsergebnisse werden nicht konsequent genug in die Praxis umgesetzt“ und „Wir stimmen uns nicht ab, welche Tagesordnungspunkte Vorrang haben“ wurden als problematisch angesehen.

Interessant war bei der Erhebung, dass Aussagen, die das Führungsverhalten der Vorgesetzten kennzeichnen, wie z. B. „Wir haben das Gefühl, dass der Vorgesetzte mit vorgefassten Meinungen in die Besprechung geht, von denen er sich nicht mehr abbringen lässt“ relativ weit unten aufscheinen. Auch Punkte wie „Kaum ein Teilnehmer wagt offen und ehrlich seine Meinung zu sagen“, „Es spricht vor allem immer nur der Vorgesetzte“ wurden als Problem selten genannt.

Die Ergebnisse zeigen, dass die Effizienz von Besprechungen rasch erhöht werden kann, wenn die Tagesordnungspunkte nach Prioritäten gereiht und ein sinnvolles Zeitmanagement in den Besprechungen eingeführt wird usw.

Autor: Dr. Christian G. Freilinger

Jurist. Berater für Organisationsentwicklung, Geschäftsführender Gesellschafter der Unternehmensberatung Kybernetika GmbH, Linz. Lehrbeauftragter am Institut für Unternehmensführung der Universität Linz. Autor zahlreicher Bücher zu Organisations-Entwicklung und Veränderungs-Management. Seminar-Schwerpunkte: Führung, Organisation und Outdoor-Trainings.